• Kirjapinkka-blogi
• 13.12.2011 15:49

BREGMAN, P. (2011) 18 MINUTES Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done (Orion, London)

Peter Bregman on konsultti, joka on toiminut myös Harvard Business Review´n kolumnistina. 18 Minutes on itse asiassa saanut alkunsa varsin paljon kommentoidusta blogipostista “An 18 Minute Plan for Managing Your Day”.

Kirjan ensimmäinen osa käsittelee pysähtymistä – oravanpyörän pysäyttämisestäkin voisi puhua. Ennen kuin lähdemme hakemaan muutosta omaan toimintaamme ja/tai ajankäyttöömme, on syytä katsoa asioita lintuperspektiivistä, luoda laajempi kuva elämisen kokonaisuudesta. Pari mielenkiintoista kysymystä tässä kohtaa mausteeksi:

1. mikä on muuttunut?
2. mitä en halua nähdä?

Toinen osa käsittelee vuoden mittaisen fokuksen valintaa. Mutta entä jos et tiedä, mitä tehdä? Bregman suosittelee neljän elementin tarkastelua, niiden leikkauspisteen etsimistä.

Ensimmäinen näistä elementeistä on vahvuuksiesi hyödyntäminen. Yksi osa on tietysti tunnistaa omia vahvuuksiaan, mutta toinen – aivan yhtä tärkeä osa – on pohtia, millä pelikentällä nuo vahvuudet ovat voimakkaimmillaan. Toisaalla Edward de Bono kirjoitti aikoinaan Tactics –kirjassaan, että jos perustaa menestyksensä lahjakkuudelle, täytyy osata valita lahjakkuussidonnainen kenttä. – Oli de Bonolla tähän muutama muukin ajatus, esimerkiksi se, että lahjakkuus täytyy osata maksimoida.

Toinen elementti liittyy heikkouksiimme. Bregmanin mukaan heikkouksia vastaan taisteleminen ei ole välttämättä se oikea tie, vaan pikemmin tulisi löytää sellaisia toiminnan kenttiä, joissa heikkouteni ei olekaan rasite vaan pääoma. Esimerkki, joka tulee tässä helpoiten mieleeni, on kärsimättömyys. Missä se on rasite, missä se taas voisi olla pääomaa?

Kolmas elementti on erilaisuus, jota tulee puolustaa vahvasti. Olemalla samanlaisia kuin muutkin saavutamme todennäköisesti samanlaisia tuloksia kuin muutkin – voisi olettaa, että jäämme keskinkertaisiksi kopioiksi. Mitä on se erilaisuus, joka tekee minusta ”paremman” tai ainakin sopivamman vaihtoehdon asiakkaalleni?

Neljäntenä Bregman mainitsee intohimon, sisäisen palon, joka on positiivisessa mielessä pakkomielteen tasolla, koska siinä elää luonnollinen motivaatio. Yksinkertaisinta lienee kysyä mitä haluat sen sijaan että kysyisit mitä sinun pitäisi… Luonnollinen motivaatio on välttämätöntä, jotta jaksaisimme työskennellä tavoitteemme eteen riittävän kauan. Bregmankin viittaa Malcolm Gladwellin Outliers –kirjaan, jossa tämä toteaa, että mestarillinen asioiden hallinta edellyttää noin 10.000 tunnin keskittynyttä ja määrätietoista opiskelua/harjoittelua. Tämä vaatii poikkeuksellista motivaatiota. Mutta olisiko niin, että voit saavuttaa jokseenkin mitä tahansa, kun

1. haluat saavuttaa,
2. uskot saavuttavasi, ja
3. nautit, kun olet saavuttanut?

Näin Bregman väittää.

Yksi seikka, joka itselleni avautui 18 minuuttia lukiessani, liittyy verkostoitumiseen. Woody Allen on joskus todennut, että menestys on 80%:sti sitä, että näyttäytyy paikalla. Edellä todettuun intohimoon liittyen ei riitä, että puurramme yksin norsunluutornissamme, vaan täytyy olla jatkuvasti tekemisissä sellaisten ihmisten kanssa, jotka jollakin tavalla jakavat tuon intohimomme.

Toinen kiinnostava seikka liittyi epäonnistumiseen. Kysyttäessä yritysjohtajilta, mitkä seikat heidän urallaan ovat olleet luomassa hyppyä seuraavalle tasolle tai seuraavaan menestykseen, jokainen poikkeuksetta mainitsee yhtenä syynä jonkinlaisen epäonnistumisen. Tästä syntyy kiintoisa näköala. Pidämmekö lahjakkuutta pysyvänä ominaisuutena vai onko se kasvava ja kehittyvä ominaisuus. Mindset, jossa lahjakkuus nähdään pysyvänä, ohjaa välttämään epäonnistumisia. Mutta mindset, jossa lahjakkuus nähdään jatkuvasti kehittyvänä ominaisuutena, ohjaa näkemään epäonnistumisen mahdollisuutena kehittyä ja kasvaa. Epäonnistumisessa olemme tulleet lahjakkuutemme rajalle, ja nyt on syytä tehdä työtä tuon rajan siirtämiseksi kauemmas.

Varsinaiseen ajankäytön tekniikkaan en tässä kovin syvällisesti puutu vaan ainoastaan viittaan Bregmanin ajatukseen siitä, kuinka valitsemme oikeat asiat. Malli on 95/5 –tyyppinen. Bregman suosittelee valitsemaan muutaman – itsellään hänellä on viisi – osa-alueen, joihin tuleva vuosi fokusoidaan. Bregmanin mallissa kolme noista osa-alueista on työhön liittyviä, kaksi henkilökohtaista. Ensimmäisestä ryhmästä esimerkiksi käy vaikka asiakashankinta, toisesta yhteinen aika perheen kanssa. 95/5 –malli tarkoittaa sitä, että 95% ajasta käytetään noilla viidellä alueella ja loput 5% käytetään erilaisiin juokseviin asioihin ynnä muuhun sellaiseen.

Erilaiset ”tee tänään” –listat ovat useimmiten ”kaatopaikkoja”, joihin kertyy röykkiöittäin tehtäviä asioita – jotka jäävät tekemättä, kun aikaa ei kerta kaikkiaan riitä kaikkeen. Ja sitä myöten noista listoista syntyy henkisiä riippakiviä ja itsensä syyllistämisen välineitä. Bregmanin mukaan tuollaisilla listoilla on vain yksi funktio: ne ovat keräilyväline. Niihin voi keräillä kaikenlaista mieleen tulevaa, mutta sen jälkeen täytyy harkita, mitä oikeasti haluaa tehdä. Toiminnan väline on kalenteri: se on (ajan suhteen) rajallinen, ja pakottaa sinut valitsemaan ne asiat, jotka oikeasti haluat ja ennätät tehdä, jotka saat sopimaan aikatauluusi.

Kalenteriin liittyy kolmen päivän sääntö. Kun ”tee tänään” –listaasi jää tekemättömiä asioita (tai kun sinne tulee uusia asioita), minkään ei pitäisi olla listalla kauempaa kuin kolme päivää. Näiden asioiden hoitamiseen on neljä strategiaa:

1. tee asia välittömästi (tämä toimii silloin, kun on kyse vain hetken aikaa vievistä asioista; itse asiassa tämän blogikirjoituksen kirjoittaminenkin oli tällainen asia vaikka viekin aikaa enemmän – työpäivän lopulla syntyi mukava aikarako, joten otin kirjoittamisen työn alle, ja nyt olen käyttänyt tähän aikaa vajaan tunnin ja olen valmis noin 5 minuutin kuluttua),
2. allakoi asia kalenteriisi tehtäväksi tiettynä aikana,
3. luovu koko asiasta (toteat, että resurssit eivät riitä ja sillä siisti; tietysti, jos asia on sellainen, joka on määrätty tehtäväksesi etkä voi sitä väistää, on syytä palata kohtaan 1 tai 2), ja
4. heitä asia ”joskus/ehkä” –listalle (jonka pariin voit palata kerran-pari kuukaudessa katsoaksesi, onko siellä sellaisia asioita, joiden allakointi onnistuu nyt).

Lisäksi on olemassa vielä yksi lista, odotuslista. On asioita, joiden eteenpäin vieminen vaatii jonkun toisen toimenpiteitä. Kun tällaisesta on sovittu, asia laitetaan odotuslistalle, helpoimmin ehkä tietokoneelle, jonne saadaan ohjelmoitua myös muistutus tai hälytys, ja sen myötä asia voidaan jättää mielestä pois. Muistutus tuo sen esille tarvittaessa.

Kirjan loppuosa käsittelee suurelta osin häiriötekijöiden poistamista. Yksi keino on luoda toimintaa tukevaa ympäristöä – vaikkapa siisti kirjoituspöytä voisi olla sellainen. Toinen näköala häiriöiden poistamiseen liittyy vastustukseen, joka on sekin yhdenlainen häiriö: kuinka olla tehokas, kun joku toinen sanoo, ettei esittämäsi asia toimi? Tarjoat vaikka ajankäytön seurantalomaketta, jolloin vastaus on, että ei tuota kannata/voi tehdä, koska siinä on liikaa muuttujia/sarakkeita/ennakoimattomia vaikeuksia tai jotakin muuta… Bregman tarjoaa mainion kysymyksen, jolla muutetaan vastuun paikkaa: ”Tuo on hyvä havainto. Miten sinä tätä muuttaisit, jotta siitä tulisi toimiva?”

18 Minutes on kirjoitettu lyhyiden lukujen muotoon, ja itselleni coachina se antoi useitakin vinkkejä, jotka on helppo soveltaa niihin rakenteisiin, joilla hallitsen omaa ajankäyttöäni ja joissa myös ohjaan asiakkaitani. Lohdullista on myös se, että riittää kun aloitat yhdestä ainoasta asiasta. Mikä olisi sellainen asia, jolla olisi kaikista suurin vaikutus toimintasi kehittämiseen? Itselleni avautui kasvu tuollaiseksi teemaksi. Teimme asiakkaideni kanssa työhön liittyvää arvokompassia, ja omassa kompassissani kasvu nousi keskeiseksi menestystekijäksi – siis kuinka kasvan ammattilaisena. Siihen linkitin Bregmania luettuani verkostoitumisen alan ihmisten kanssa, ja nyt valitsen ensi vuodelle muutaman koulutus- ym. tilaisuuden joihin osallistun päästäkseni jakamaan kokemuksia alan ihmisten kanssa.

PS. Kirjan nimi tulee siitä, että asioiden suunnittelua ja seurantaa varten on hyvä käyttää päivä alussa ja lopussa 5 minuuttia. Ja ne loput 8 minuuttia tulevat siten, että jokaisen (normaalin) työpäiväni tunnin jälkeen kysyt itseltäsi "Olinko kuluneen tunnin ajan tuottava, keskityinkö oikeisiin asioihin?"